No dinâmico mundo do empreendedorismo, a gestão de tempo eficaz não é apenas uma habilidade desejável, mas uma necessidade indispensável.
Para nós, empreendedoras, o desafio é ainda maior. Cuidar do negócio, da família, da casa – e também cuidar de si, faz com que o tempo seja um recurso precioso que precisa ser otimizado ao máximo.
De acordo com um estudo da McKinsey & Company, as profissionais gastam em média 28% de sua semana gerenciando e-mails e 19% buscando informações internas.
Nesse artigo, vamos explorar cinco ferramentas que são indispensáveis para fazer uma boa gestão de tempo e transformar a maneira como você organiza e administra suas tarefas diárias.
A Importância da Gestão de Tempo na Vida Empreendedora
Interrupções constantes, reuniões desnecessárias, processos ineficientes, dificuldade em estabelecer limites, medo de delegar tarefas: será que faltou alguma coisa?
Esses são alguns desafios comuns da vida empreendedora, que tornam cada vez mais importante cuidar da gestão de tempo – não só para evitar a exaustão e o stress, mas também para colocar a profissão ou negócio no rumo do sucesso.
Neste contexto, as ferramentas de gestão de tempo emergem como aliadas essenciais: elas ajudam a organizar e priorizar tarefas, monitorar o tempo gasto em diferentes atividades, automatizar tarefas rotineiras.
Ferramenta 1: Trello
O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que oferece uma abordagem visual inovadora para organização de tarefas.
Baseado no sistema Kanban, ele permite visualizar o fluxo de trabalho de forma clara e personalizada, facilitando o acompanhamento de qualquer tipo de projeto e a colaboração entre pessoas.
O Trello utiliza uma estrutura de quadros, listas e cartões que tornam a organização intuitiva e flexível.
Cada quadro representa um projeto ou área específica de atuação, e dentro dele, as listas dividem as etapas do fluxo de trabalho, como “A Fazer”, “Em Progresso” e “Concluído”.
Os cartões dentro das listas representam tarefas individuais, que podem ser enriquecidos com informações adicionais como descrições detalhadas, checklists, datas de vencimento, anexos.
Além disso, o Trello é ótimo para o planejamento semanal de atividades, onde você pode criar um quadro com listas diárias e mover os cartões conforme as tarefas são concluídas.
Funcionalidades-Chave do Trello
Quadros: Serve como a base para cada projeto, oferecendo uma visão macro que ajuda no planejamento e na execução estratégica.
Listas: Ajudam a estruturar o progresso do projeto em etapas claras, facilitando a gestão de tempo e o acompanhamento do status de cada tarefa.
Cartões: Detalham cada tarefa ou ideia, permitindo que sejam movidos entre listas conforme o andamento do trabalho.
Etiquetas e Prioridades: Permitem a categorização rápida e eficaz de tarefas, ajudando a identificar prioridades de forma visual.
Prazos e Checklists: Mantêm as tarefas organizadas e dentro do cronograma, com listas de verificação para garantir que todas as etapas sejam concluídas.
Integrações e Power-Ups: Expande a funcionalidade do Trello ao conectá-lo com outras ferramentas essenciais, como Google Drive e Slack, para aumentar a eficiência.
Ferramenta 2: Notion
Notion é uma plataforma versátil e multifuncional que está rapidamente se tornando essencial para empreendedoras em busca de mais organização e produtividade.
A capacidade de centralizar todas as operações em um único local, eliminando a necessidade de alternar entre múltiplas ferramentas, sem dúvidas é um grande diferencial.
Ele combina funcionalidades de notas, gerenciamento de projetos, bases de dados, wikis e calendários.
Com uma interface intuitiva, ele pode ser utilizado tanto para gerenciar projetos complexos como para tarefas cotidianas, servindo como um hub central para todas as informações e atividades de um negócio.
A comunicação e o compartilhamento de informações entre pessoas também são facilitadas, ajudando a manter todos na mesma página.
Além disso, a sua capacidade de personalização ilimitada permite que cada empreendedora crie um espaço de trabalho personalizado e criativo.
Funcionalidades-Chave do Notion
Páginas e Blocos: Tudo no Notion é construído a partir de blocos, que podem ser personalizados para criar textos, listas, imagens, tabelas, e muito mais. Essa flexibilidade permite criar páginas completas que atendem a qualquer necessidade profissional.
Bases de Dados: Crie e gerencie bancos de dados personalizados para rastrear clientes, estoque, ou qualquer informação crucial para seu negócio, com a capacidade de vincular e filtrar dados conforme necessário.
Integração de Calendário: Sincronize suas atividades e prazos com um calendário integrado, ideal para planejamento e acompanhamento de projetos de longo prazo.
Documentação Colaborativa: Use o Notion como um wiki para documentar processos, procedimentos e recursos da equipe, promovendo um ambiente de trabalho colaborativo e bem informado.
Modelos Personalizáveis: O Notion oferece uma variedade de templates que ajudam a iniciar rapidamente novas páginas ou projetos, que podem ser moldados para se ajustarem às necessidades específicas de cada situação.
Ferramenta 3: Todoist
O Todoist é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas simples e eficiente, bastante popular entre empreendedoras que buscam organizar suas atividades diárias.
Com uma interface limpa e design intuitivo, o Todoist ajuda a transformar listas de afazeres em ações práticas, garantindo que nada caia no esquecimento.
A simplicidade do Todoist é uma de suas maiores forças. Ele é projetado para permitir que o usuário adicione, organize e priorize suas tarefas de maneira rápida e sem complicações.
Seja para gerenciar tarefas pessoais ou projetos complexos, o Todoist proporciona uma visão clara sobre o que precisa ser feito e quando, ajudando a manter o foco no que realmente importa.
O Todoist se integra perfeitamente com uma ampla gama de calendários e aplicativos, ampliando suas capacidades de organização e planejamento, entre elas: Google Calendar, Outlook, Slack, Zapier.
Funcionalidades-Chave do Todoist
Organização de Tarefas: Crie listas de tarefas e subtarefas por projeto ou por categoria, facilitando a gestão de múltiplas responsabilidades. Use etiquetas e filtros para personalizar sua organização e encontrar rapidamente o que você precisa.
Lembretes e Prazos: Configure lembretes e prazos para garantir que as tarefas sejam concluídas em tempo hábil. As notificações ajudam a manter o ritmo e evitar atrasos.
Níveis de Prioridade: Atribua níveis de prioridade às tarefas, destacando o que é mais urgente e garantindo que as ações críticas sejam tratadas primeiro.
Gamificação: Utilize o sistema de pontos Karma para acompanhar seu progresso e dar motivação, transformando o cumprimento de tarefas em um jogo com recompensas pelo seu esforço.
Ferramenta 4: Evernote
Evernote é uma ferramenta de anotação digital poderosa e multifuncional, ideal para empreendedoras que buscam centralizar todas as suas ideias, informações e projetos em um único local.
Com sua capacidade de capturar e organizar notas de várias formas, o Evernote se torna uma extensão natural da mente criativa, facilitando a recuperação de dados importantes sempre que necessário.
O Evernote permite criar notas em texto, áudio ou imagem, e organizá-las em notebooks personalizados.
Cada nota pode conter listas, lembretes e anexos, tornando a ferramenta extremamente versátil para diversas necessidades de negócios.
Esta flexibilidade permite capturar cada insight valioso ao longo do dia, desde brainstorms de projeto até reuniões importantes.
Tome notas rapidamente e deixe para refinar as informações depois.
Funcionalidades-Chave do Evernote
Captura de Notas: Além de textos, você pode capturar notas em áudio ou imagem, facilitando o registro de informações em qualquer formato necessário.
Organização com Notebooks e Tags: Agrupe notas em notebooks e utilize tags para categorizá-las, garantindo fácil acesso e organização eficiente.
Sincronização Multiplataforma: Acesse suas notas de qualquer dispositivo, garantindo que você tenha tudo sempre à mão, esteja no escritório ou em trânsito.
Recursos Avançados de Pesquisa: Encontre rapidamente informações, mesmo em notas longas ou complexas, com sua capacidade de busca poderosa dentro de documentos.
Integração com Outras Ferramentas: Conecte-se a aplicativos como o Google Drive e o Slack para uma experiência de trabalho mais integrada.
Ferramenta 5: Google Calendar
O Google Calendar é uma ferramenta de agendamento indispensável para empreendedoras que procuram organizar a vida (pessoal e profissional) de maneira eficaz.
Com uma interface amigável e acessível de qualquer dispositivo, ele se destaca por sua capacidade de centralizar e gerenciar compromissos, prazos e eventos, tornando a administração do tempo mais simples e intuitiva.
Com o Google Calendar, você pode criar e gerenciar eventos de maneira rápida, além de ter uma visão abrangente da sua agenda, o que ajuda a evitar conflitos de horários.
Utilizar a funcionalidade de lembretes diários pode garantir que você inicie cada dia com uma lista clara de prioridades.
Além disso, o compartilhamento de eventos com outras pessoas através do calendário pode reduzir significativamente o tempo gasto em coordenações logísticas.
Funcionalidades-Chave do Google Calendar
Lembretes: Configure lembretes para eventos importantes ou tarefas recorrentes, garantindo que você esteja sempre preparada para seus compromissos. Seja notificada por email ou no dispositivo.
Eventos: Crie eventos únicos ou recorrentes, com descrições detalhadas, locais e convidados. A flexibilidade dos eventos recorrentes é especialmente útil para reuniões semanais ou mensais, evitando a necessidade de inseri-los manualmente a cada ocorrência.
Compartilhamento de Calendário: Compartilhe seu calendário com outras pessoas, permitindo coordenação e visibilidade dos compromissos. Isso não só facilita o planejamento de reuniões, mas também ajuda a manter todos informados sobre sua disponibilidade.
Integração com Outros Aplicativos: O Google Calendar pode ser integrado com uma variedade de aplicativos, como Gmail e Zoom, facilitando o agendamento de reuniões diretamente de seu email ou adicionando links de videoconferência automaticamente a um evento.
Outras Práticas de Gestão de Tempo
Para empreendedoras que buscam maximizar sua produtividade, além das ferramentas mencionadas, adotar algumas práticas de gestão de tempo pode ser a chave para um desempenho ainda mais eficiente.
A priorização de tarefas é um dos pilares da gestão de tempo eficaz. Em uma rotina repleta de atividades, saber o que é mais importante é essencial para o progresso contínuo.
Na noite anterior, ou no início do dia, faça uma lista das tarefas a serem realizadas e categorize-as por prioridade (alta, média, baixa).
Você pode usar o Notion, Todoist ou Trello para essa finalidade, pois elas permitem etiquetar tarefas com diferentes níveis de urgência e importância.
E mais uma vez precisamos citar a técnica Pomodoro, uma das mais eficazes para gestão de tempo e aumento do foco.
Essa famosa técnica envolve dividir o trabalho em blocos de tempo de 25 minutos, chamados de “Pomodoros”, seguidos por um curto intervalo. Após quatro pomodoros, deve ser feita uma pausa mais longa.
Para evitar as distrações e marcar o tempo, a dica é bem simples: use Alexa e deixe o celular bem longe de você.
Qual Dessas Ferramentas Será a Sua Próxima Aliada?
As ferramentas trazidas nesse artigo oferecem soluções práticas para os desafios cotidianos de organização e produtividade que muitas empreendedoras enfrentam:
Trello: Proporciona uma visão clara, estruturada e bastante visual dos projetos, através de quadros, listas e cartões.
Notion: Se destaca pela versatilidade, reunindo notas, projetos e bases de dados em um único espaço intuitivo e personalizável.
Todoist: Com sua simplicidade, ajuda a manter o foco no que é importante, com organização de tarefas, lembretes e prioridades.
Evernote: Com sua capacidade de capturar e organizar notas de várias formas, torna-se uma extensão natural da mente criativa, facilitando a recuperação de dados importantes sempre que necessário.
Google Calendar: Centraliza compromissos e prazos, facilitando o planejamento e a coordenação eficaz entre vida pessoal e profissional.
Convido você a experimentar essas ferramentas e ver qual delas se adapta melhor às suas necessidades e rotina de trabalho.
Compartilhe suas experiências nos comentários abaixo: que impacto essas ferramentas tiveram na sua produtividade? E qual outra você considera importante?
